Igor Sequeira na AHK Portugal: os riscos das licenças de software para as empresas

A utilização de software empresarial pode gerar riscos jurídicos e económicos significativos quando as licenças contratadas não correspondem à sua utilização efetiva. A mudança de utilizadores, as migrações para a nuvem ou o acesso por terceiros podem dar origem a incumprimentos que, muitas vezes, só são detetados durante uma auditoria do fornecedor. Por isso, rever as condições de licenciamento e antecipar eventuais irregularidades é fundamental para as empresas.

Igor Sequeira, advogado da Santiago Mediano em Lisboa, analisa esta problemática numa coluna de opinião publicada na Câmara de Comércio e Indústria Luso-Alemã (AHK Portugal), na qual aborda os principais riscos associados às licenças de software e a importância de realizar auditorias preventivas.

Como refere o advogado, «A empresa sabe quanto paga, mas nem sempre sabe o que pode fazer, nem quem utiliza cada software e de que forma». Esta falta de controlo pode aumentar a distância entre as condições contratadas e a utilização efetiva dos programas, sobretudo em organizações cujos ambientes tecnológicos estão em constante mudança.

Que riscos jurídicos podem resultar do incumprimento das licenças de software?

Entre as situações mais frequentes, Igor Sequeira identifica a utilização partilhada de licenças nominativas, as migrações para servidores virtualizados ou para a nuvem sem revisão das condições de licenciamento, o acesso por empresas do grupo ou prestadores externos e a utilização de versões de avaliação ou educativas para fins comerciais.

Estas situações podem dar origem a reclamações financeiras quando o fornecedor realiza uma auditoria. Consoante o contrato, a empresa poderá enfrentar pagamentos retroativos, penalizações e custos adicionais de regularização. Além disso, determinados incumprimentos podem ultrapassar a esfera contratual e constituir violações de direitos de autor, como já reconheceu o Tribunal de Justiça da União Europeia.

O problema, alerta Igor Sequeira, é que as empresas muitas vezes só detetam estas situações demasiado tarde: «Até que alguém repara. Normalmente, o fornecedor».

Auditoria de licenças de software: antecipar incumprimentos e reduzir riscos

Para reduzir estes riscos, Igor Sequeira defende a realização de auditorias preventivas de licenças de software, que permitam identificar os programas utilizados, rever as respetivas condições contratuais e verificar se a utilização real corresponde ao que foi contratado.

Nas palavras do advogado, «A melhor forma de prevenir este risco é antecipar-se ao fornecedor com uma auditoria de licenciamento de software». Esta revisão permite corrigir desvios, eliminar licenças desnecessárias e enfrentar futuras auditorias ou renegociações numa posição mais sólida.

Na Santiago Mediano, prestamos aconselhamento especializado em licenças de software, em colaboração com a Nexure Advisory, para ajudar as empresas a identificar riscos contratuais, enfrentar auditorias dos fornecedores e negociar as condições das suas licenças.

A sua empresa conhece os riscos associados às suas licenças de software? Contacte a nossa equipa para saber como podemos ajudar a rever os seus contratos, antecipar possíveis incumprimentos e reforçar a sua posição perante os fornecedores.