El uso de software empresarial puede generar importantes riesgos jurídicos y económicos cuando las licencias contratadas no se corresponden con su utilización real. Los cambios de usuarios, las migraciones a la nube o el acceso de terceros pueden provocar incumplimientos que, en muchos casos, solo salen a la luz durante una auditoría del fabricante. Por ello, revisar las condiciones de licenciamiento y anticiparse a posibles irregularidades resulta fundamental para las empresas.
Igor Sequeira, abogado de nuestra oficina de Lisboa, analiza esta problemática en una columna de opinión publicada por la Câmara de Comércio e Indústria Luso-Alemã (AHK Portugal), en la que aborda los principales riesgos asociados a las licencias de software y la importancia de realizar auditorías preventivas.
Como señala el abogado, «la empresa sabe cuánto paga, pero no siempre sabe qué puede hacer, ni quién utiliza cada software y de qué manera». Esta falta de control puede generar una distancia creciente entre las condiciones contratadas y el uso efectivo de los programas, especialmente en organizaciones cuyos entornos tecnológicos cambian constantemente.
Entre los incumplimientos más habituales, Igor Sequeira identifica el uso compartido de licencias nominativas, las migraciones a servidores virtualizados o a la nube sin revisar las condiciones de licenciamiento, el acceso de empresas del grupo y proveedores externos o la utilización comercial de versiones de evaluación.
Estas situaciones pueden desencadenar reclamaciones económicas cuando el fabricante realiza una auditoría. Dependiendo del contrato, la empresa podría enfrentarse a pagos retroactivos, penalizaciones y costes adicionales de regularización. Además, determinados incumplimientos pueden trascender el ámbito contractual y constituir infracciones de derechos de autor, como reconoció el Tribunal de Justicia de la Unión Europea en la sentencia IT Development (C-666/18).
El problema, advierte Sequeira, es que estas situaciones pasan desapercibidas «hasta que alguien se da cuenta. Normalmente, el proveedor».
Para reducir estos riesgos, Igor Sequeira defiende la realización de auditorías preventivas de licencias de software, que permitan identificar los programas utilizados, revisar sus condiciones contractuales y comprobar si el uso real se ajusta a lo contratado.
En palabras del abogado, «la mejor forma de prevenir este riesgo es anticiparse al proveedor con una auditoría de licencias de software». Esta revisión permite corregir desviaciones, eliminar licencias innecesarias y afrontar futuras auditorías o renegociaciones desde una posición más sólida.
En Santiago Mediano ofrecemos asesoramiento especializado en licencias de software, en colaboración con Nexure Advisory, para ayudar a las empresas a identificar riesgos contractuales, afrontar auditorías de fabricantes y negociar las condiciones de sus licencias.
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